個人で起業すると、時間や人間関係が自由な反面、タスクやスケジュール管理も全て自分になってしまいます。
会社員の頃は窮屈だと思っていたルールも、起業して自由になると「ありがたいな」と、感じた経験はありませんか？
この記事では、個人起業家さん向けに、効率的なタスク管理のやり方をご紹介します。
この記事を見ると、タスク管理がご自身でもできるようになり、仕事の生産性が上がります。
その結果、自由な時間も増えるので、「個人でタスク管理が苦手」と言う方必見です。
タスク管理をやるべき理由
タスク管理をやった方が良いと言いますが、なぜタスク管理が必要なのかまず理解することが大切です。
一般的にタスク管理を行うと次のようなメリットがあると言われています。
タスクの抜けや漏れがなくなる
タスク管理をオススメする理由1つ目は、タスクの抜けや漏れがなくなることです。
頭の中にあるタスクを外に出しているので、可視化することによって「あ、これ忘れていた！」と言ったことがなくなります。
タスク管理がうまくできていないと、何をしなければいけないのかを頭の中だけで常に管理し続ける状態になってしまいます。
それに頭の中がモヤモヤしてしまいやるべき仕事に身が入らなくなったり、気持ち的にも落ちてしまうのでタスクを一度頭の中から出して、気持ちを和らげるなどメンタルを楽にすることは、パフォーマンスを上げる上でも重要になります。
タスクの優先順位が理解しやすくなり、スケジュールに余裕ができる
何から手を付ければよいのかが理解できるようになり、タスクの期日までの計画を立てやすくなります。
優先順位がわかることで、「ほかにもっと先にやるべきことがあっただろうか」と余計な不安を感じることがなくなり、精神的な負担が減ります。
先程の抜け漏れがなくなるにも繋がりますが、仕事のトラブルやミスも防ぐことができるので、メンタルを守る上でも効果的です。
ゴールまでに必要な過程が理解しやすくなる
タスク管理をすることで、ゴールまでに、あとどれくらいの工数が必要で、どんな作業をすべきか一目瞭然になります。
ですので、一人で仕事をしている時のモチベーションにもなります。
さらに終わったタスクを見ることで振り返りにもなります。
「今日はなぜ進捗が悪かったなのか」1日を振り返ることで、前進することができます。
また達成感も感じることができるメリットもあります。
効率的にタスク管理を行うコツ
ここからは、効率的にタスク管理を行うコツについてご紹介します。
「タスク管理」と聞くと難しいように感じるかもしれませんが、ポイントを抑えたら誰でもできるようになります。
1.やるべき作業をすべて洗い出す
効果的なタスク管理のための1つ目のコツは、やるべき作業をすべて洗い出すことです。頭の中にあるやるべきことを全て洗い出しましょう。
洗い出す時は、紙や手帳に書いても良いですがオススメなのは、クラウドで管理すること。
紙で管理している場合、外出中や散歩中などふとしたタイミングでタスクが思いついた場合、記載するのを忘れてしまう可能性があるからです。
一方でクラウドで管理することで、スマホがあれば出先からでもタスクを追加することができるので、タスクの入れ忘れが防げます。
また手帳や紙は落としたらタスクが全て消えてしまうので、クラウドで管理できるのは情報を守ることにもつながります。
2.タスクごとの優先順位を決定する
1でタスクを全て洗い出したら、次はタスクの優先順位を決定しましょう。
タスクを終わらせる期限を決める事も大切です。
この中でタスクの粒度を決めて、大きすぎるタスクは細分化すると優先順位がつけやすくなるのでオススメです。
細分化することで、手をつけやすくなり気持ち的にも楽になります。
優先順位はただ期限の短いタスクを優先するのではなく、緊急度や重要性に応じて優先すべきものを決定していきます。
後から追加されたタスクも忘れずに優先度を設定し、なにから手を付ければよいかがわかる状態にしておきましょう。
そのために、残りのタスクを定期的に見直すことをお忘れなく。
3.タスクを整理する時間を決める
タスク管理で大切なことは継続して習慣化すること。
そのためには、日々のタスクを管理して常にアップデートさせることが大切になってきます。
今日終わらなかったタスクは明日に持って行ったり、優先順位を見直したり、タスクを常に整理することが継続への近道です。
朝パソコンを開いた時に今日やるべきタスクが一覧で出ているのが理想的。
そのためには、1日の終わりにタスクを整理する時間を3分でも良いので設けてくださいね。
そして、やらないタスクを決めるのも大切です。
やらないことを見つけ出すのもタスク管理ができているからです。
タスク管理を通じて1日の行動を振り返ると新たな気づきを得ることができます。
まとめ
個人でタスク管理のやり方についてご紹介してきました。
ステップ1：タスクを全て洗い出す
ステップ2：タスクを細分化する
ステップ3：タスクに優先順位をつける
ステップ4：タスクを振り返る時間を設ける（タスク整理）
新しいスキルは必要なし。簡単な事なのでぜひチャレンジしてみてくださいね。タスク管理を習慣化することで生産性が驚くほどアップしますよ。
